Indkøb og udbud

I Herning Kommune arbejder udbudstemaet og indkøbsteamet tæt sammen, men har forskellige ansvarsområder.

Udbudsteamet står for at udarbejde kontrakter og gennemføre udbudsprocesser, mens indkøbsteamet håndterer den daglige drift af de indgåede aftaler.

Hvis du har spørgsmål til en udbudsproces eller en ny kontrakt, skal du kontakte udbud på udbud@herning.dk.

Drejer det sig om brugen af en eksisterende aftale, er det indkøb, henvendelsen skal ske til på indkoeb@herning.dk.

Med en årlig indkøbsvolumen på 1,4+ mia. kr. har Herning Kommune et stort potentiale for at påvirke markedet i en mere bæredygtig retning.

Derfor er bæredygtighed en central del af både udbud og indkøb. Gennem vores aftaler arbejder vi aktivt på at fremme miljømæssige, sociale og økonomiske hensyn.

Derudover er der en række grundlæggende principper, der altid ligger til grund for kommunens udbuds- og indkøbsaktiviteter.

Læs Herning Kommunes principper for indkøb.

I Herning Kommune gennemføres de fleste udbud over tærskelværdierne enten som offentlige udbud eller udbud med forhandling.

Der er fastsat tærskelværdier, som bestemmer, hvornår en kontrakt skal i udbud.

Hvis en kontrakts værdi overskrider en tærskelværdi, er den udbudspligtig og skal følge de gældende regler for offentlige udbud.

De gældende tærskelværdier kan findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

Herning Kommune benytter SKI-aftaler og laver egne udbud, på de områder, hvor indkøbene er over tærskelværdierne.

Herning Kommunes egne udbud offentliggøres på udbudsplatformen Ethics.

For udbud der ligger under de gældende tærskelværdier vil der typisk ske annoncering via Herning.dk eller indkaldelse af tilbud hos inviterede tilbudsgivere.

Ved et offentligt udbud kan alle interesserede virksomheder afgive tilbud. Inden selve tilbudsevalueringen vurderer ordregiver virksomhedernes egnethed ud fra de kriterier, der er fastsat i udbudsbekendtgørelsen.

Efter denne vurdering udvælges de bedst egnede tilbudsgivere, og deres tilbud evalueres ud fra det fastlagte tildelingskriterium.

Et offentligt udbud sikrer en åben konkurrence og ligebehandling af alle leverandører.

I et udbud med forhandling gennemføres først en prækvalifikation, hvor udvalgte virksomheder får mulighed for at afgive et indledende tilbud.

Herefter kan der afholdes én eller flere forhandlingsrunder mellem ordregiver og tilbudsgiverne.

Forhandlingsprocessen giver mulighed for dialog undervejs, så tilbudsgiverne kan modtage feedback og forbedre deres tilbud.

Samtidig sikrer denne dialog, at begge parter får en bedre forståelse af hinandens behov og forventninger, hvilket kan føre til bedre aftaler.

Når der skal udarbejdes forslag til nye udbud, varetages processen af Indkøb og Udbud.

De har adgang til omfattende data, herunder markeds- og indkøbsanalyser, som giver indsigt i kommunens samlede indkøb.

Disse data bruges til at identificere nye potentielle udbudsområder og optimere eksisterende aftaler.

Medarbejderne arbejder ofte tværgående og har brede netværk, hvilket skaber mulighed for at drøfte kommunens udbud og sikre, at opgaverne løses på den mest hensigtsmæssige måde.

Fagforvaltninger og direktioner bidrager også til processen – særligt når det gælder nye produkter eller ydelser. I nogle tilfælde er politikerne involveret i udbudsprocessen.